Quoi?
Les frais propres à l’employeur correspondent au remboursement des frais exposés par le travailleur qui sont inhérents à l’exercice de sa fonction.
Pour qui?
Tout travailleur soumis à un régime de travail peut en bénéficier.
Comment?
Les sommes remboursées par l'employeur pour couvrir ces frais ne sont pas considérées comme faisant partie de la rémunération. Elles ne sont donc ni soumises aux cotisations de sécurité sociale ni au précompte professionnel.
Pour ce faire, elles doivent cependant répondre à trois conditions :
les frais ont été exposés dans le cadre de la relation de travail;
les frais sont réels;
l'exactitude des dépenses peut être établie par l'employeur au moyen de pièces justificatives.
Ces montants devront également figurer sur la fiche fiscale du travailleur.
La liste des frais et leur montant maximal sont prévus par un accord entre l’ONSS et le Fisc.
Illustration
Les frais les plus fréquemment remboursés sont:
Frais de déplacement domicile-lieu de travail
Les frais de déplacement sont les frais que l'employeur doit ou peut rembourser à ses travailleurs dans le cadre de leur déplacement entre leur domicile et lieu de travail.
Le remboursement de ces déplacements dépendent du moyen de transport utilisé :
Transport public par chemin de fer : l’intervention dans les frais de transports en commun public par chemin de fer est obligatoire, quelle que soit la distance parcourue. L’intervention peut être basée soit sur :
un pourcentage du prix de la carte de train
un montant forfaitaire prévu par le Conseil national du travail
📢 Update !! : Les tarifs des cartes de train augmentent de 3,03% à partir du 1er février 2025. Les entreprises qui prévoient une intervention sur base d’un pourcentage devront adapter leur intervention. Pour celles qui suivent l'intervention forfaitaire, elle sera indexée de 2,015% à partir du 1er février 2025.
Autres moyens de transport public (bus, métro, tram) : l’intervention dans les frais de transports en commun public est obligatoire, quelle que soit la distance parcourue. Le montant de l’intervention est différent selon que le prix du transport est proportionnel à la distance ou que le prix est fixe quelle que soit la distance
L’intervention dans les frais de tout autre moyen de transport, comme une voiture, une moto ou un vélo, n’est pas obligatoire, sauf si cela est stipulé dans son contrat de travail individuel ou dans une convention collective de travail (CCT). De nombreuses commissions paritaires ont conclu des CCT qui incluent une contribution financière pour ces déplacements.
Par exemple, au sein de la CP 200, il est possible de rembourser les trajets faits à vélo à l’équivalent de 0,27EUR/km aller-retour.
💡 L’intervention dans les frais de transports en commun est totalement exonéré d’impôts, peu importe le mode de remboursement (direct ou tiers-payant). L’intervention de les frais de tout autre moyen de transport est déductible mais jusqu'à un certain montant (revenus 2025: 500€).
Frais de travail à domicile
Les frais de bureau sont les frais remboursés dans le cadre du télétravail, c’est-à-dire pour les travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile à l’équivalent d’au moins d’une journée de travail par semaine en moyenne. Avec l'indexation des frais de bureau à partir du 1er janvier 2024, les télétravailleurs peuvent bénéficier d'une indemnité mensuelle sans cotisations de sécurité sociale ni précompte professionnel. Le montant maximal de cette indemnité passe à 157,83€ maximum par mois à partir du 1er mars 2025.
Le montant de 157,83€ est un montant maximum. Un montant moins élevé peut donc aussi être octroyé, mais il n'est pas obligatoire de proratiser le montant en cas de prestations à temps partiel.
A ces frais vous pouvez également ajouter:
20€ maximum par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles de frais de connexion internet
20€ maximum par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques
OU de 10€ maximum par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'un deuxième écran d'ordinateur, d'une imprimante et/ou d'un scanner personnels, sans ordinateur privé (5 euros/mois par élément pendant 3 ans maximum)
Frais de représentation
Les frais de représentation sont les frais liés à la création et à l’entretien des relations professionnelles: cadeaux d’affaires, frais de réception, petites attentions, etc.
Etant donné que ce sont des frais remboursés de manière forfaitaire pour lesquels aucun forfait fixe n’est applicable, ils doivent s’accompagner d’une double preuve fournie par l’employeur :
l’indemnité doit être destinée à couvrir des frais propres à l’employeur
l’indemnité doit réellement être consacrée à la couverture de ces frais.
Le fisc à le droit de demander à l’employeur une preuve ou un justificatif de l’indemnité forfaitaire.
Vous trouverez ci-dessous un tableau reprenant la majorité des frais propres à l’employeur et leurs montants:
📢 Update : Le montant maximum de l'indemnité kilométrique pour les déplacements domicile-lieu de travail et pour les déplacements professionnels est égal à 0,4320 EUR/km à partir du 1er avril 2025 jusqu'au 30 juin 2025 inclus (circulaire n°749, MB du 14 mars 2025).
MONTANTS | CONDITIONS | TYPES DE FRAIS |
Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la voiture | 0,4320 EUR/km | - le véhicule utilisé ne peut appartenir à l'employeur ou être financé par lui. |
Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la bicyclette (à propulsion électrique ou pas) ou avec le speed pedelec | 0,36 EUR/km | - max. 3.600,00 EUR/an |
Déplacements professionnels avec la bicyclette (à propulsion électrique ou pas) ou avec le speed pedelec | 0,36 EUR/km | - l'indemnité ne peut être octroyée que si la bicyclette ou le speed pedelec appartient au travailleur |
Frais de route des travailleurs itinérants | 10,00 EUR/jour | - itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures consécutives) et n'a pas accès aux commodités sanitaires et autres facilités telles que lavabos, réfectoires, toilettes qui sont présentes dans l'entreprise, dans l'une de ses succursales ou sur certains chantiers. |
Frais de route des travailleurs itinérants | 7,00 EUR/jour | - itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures consécutives). |
Frais de bureau | 157,83 EUR/mois | - voir 'Indemnité pour travail à la maison' ci-dessous. |
Connexion internet (abonnement compris) | 20 EUR/mois |
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PC | 20 EUR/mois |
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Outils de travail | 1,25 EUR/jour | - le travailleur doit utiliser son propre matériel. |
Achat des vêtements de travail | 2,15 EUR/jour | - vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...). |
Entretien des vêtements de travail | 2,15 EUR/jour | - vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...). |
Vêtements du travailleur | 1,08 EUR/jour | - concerne les vêtements (jeans, t-shirts, ...) et sous-vêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d'un environnement très sale. |
Frais de voiture | 50,00 EUR/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. |
Frais de voiture | 15,00 EUR/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. |
Frais de voiture | 15,00 EUR/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. |
Sources pour la rédaction de ce contenu: