Wat?
De kosten van de werkgever komen overeen met de vergoeding van de kosten die de werknemer maakt en die inherent zijn aan de uitoefening van zijn functie.
Voor wie?
Elke werknemer die onder een werkregime valt, kan hiervan profiteren.
Hoe?
De bedragen die door de werkgever worden terugbetaald om deze kosten te dekken, worden niet als loon beschouwd. Ze zijn dus niet onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen of bedrijfsvoorheffing.
Hiervoor moeten ze echter aan drie voorwaarden voldoen:
De kosten zijn gemaakt in het kader van de arbeidsrelatie;
De kosten zijn werkelijk;
De juistheid van de uitgaven kan door de werkgever worden vastgesteld aan de hand van bewijsstukken.
Deze bedragen moeten ook op de fiscale fiche van de werknemer worden vermeld.
De lijst van kosten en hun maximumbedrag worden bepaald door een overeenkomst tussen de RSZ en de fiscus.
Illustratie
De meest voorkomende terugbetaalde kosten zijn:
Verplaatsingskosten woon-werk
De verplaatsingskosten zijn de kosten die u aan uw werknemers moet of kunt terugbetalen voor hun verplaatsingen tussen hun woonplaats en werkplaats.
De terugbetaling van deze verplaatsingen is afhankelijk van het gebruikte transportmiddel:
Openbaar vervoer per spoor : de tussenkomst in de kosten van het openbaar vervoer per spoor is verplicht, ongeacht de afgelegde afstand. De tussenkomst kan gebaseerd zijn op :
een percentage van de prijs van het treinkaartje
een forfaitair bedrag voorzien door de Nationale Arbeidsraad
📢 Update !! : De tarieven van de treinkaarten stijgen met 3,03% vanaf 1 februari 2025. Bedrijven die een tussenkomst voorzien op basis van een percentage, zullen hun tussenkomst moeten aanpassen. Voor bedrijven die de forfaitaire tussenkomst volgen, wordt deze vanaf 1 februari 2025 geïndexeerd met 2,015%.
Andere openbare vervoermiddelen (bus, metro, tram) : de tussenkomst in de kosten van het openbaar vervoer is verplicht, ongeacht de afgelegde afstand.Het bedrag van de tussenkomst verschilt naargelang :
de prijs van het vervoer evenredig is met de afstand
de prijs vast is, ongeacht de afstand
De tussenkomst in de kosten van elk ander vervoermiddel, zoals een auto, motor of fiets, is niet verplicht, tenzij dit is vastgelegd in de individuele arbeidsovereenkomst of in een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO). Veel paritaire comités hebben CAO’s afgesloten die een financiële bijdrage voorzien voor deze verplaatsingen.
Bijvoorbeeld, binnen PC 200 is het mogelijk om verplaatsingen met de fiets terug te betalen aan het equivalent van 0,27 EUR/km (heen en terug).
💡 De tussenkomst in de kosten van openbaar vervoer is volledig belastingvrij, ongeacht de wijze van terugbetaling (direct of via derde betaler). De tussenkomst in de kosten van elk ander vervoermiddel is aftrekbaar, maar tot een bepaald bedrag (inkomsten 2025: 500€).
Vergoeding voor thuiswerk
De thuiswerkkosten zijn de kosten die worden terugbetaald in het kader van telewerk, dat wil zeggen voor werknemers die gemiddeld ten minste één werkdag per week thuiswerken. Met de indexering van de bureauregeling vanaf 1 maart kunnen telewerkers genieten van een maandelijkse vergoeding zonder sociale zekerheidsbijdragen of bedrijfsvoorheffing. Het maximumbedrag van deze vergoeding bedraagt vanaf 1 maart 2025 157,83 euro per maand.
Het bedrag van 157,83 EUR is een maximumbedrag. Er mag dus ook een kleiner bedrag toegekend worden, maar het is niet verplicht het bedrag te proratiseren bij deeltijdse prestaties
Aan deze kosten kunt u ook toevoegen:
20 euro per maand voor professioneel gebruik van internetkosten
20 euro per maand voor professioneel gebruik van een eigen computer met randapparatuur
OF van maximum 10,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5,00 EUR/maand per item gedurende maximaal 3 jaar).
Representatiekosten
De representatiekosten zijn de kosten die verband houden met het creëren en onderhouden van professionele relaties: zakelijke geschenken, receptiekosten, kleine attenties, etc.
Aangezien dit forfaitair vergoede kosten zijn waarvoor geen vast forfaitair bedrag geldt, moeten ze gepaard gaan met een dubbel bewijs geleverd door de werkgever:
De vergoeding moet bedoeld zijn om eigen kosten van de werkgever te dekken
De vergoeding moet daadwerkelijk worden besteed aan het dekken van deze kosten.
De fiscus heeft het recht om de werkgever om bewijs of justificatie van de forfaitaire vergoeding te vragen.
👇Hieronder vindt u een tabel met de verschillende kosten en hun bedragen:
📢 Update : De maximale kilometervergoeding voor de woon-werkverplaatsing en beroepsverplaatsing bedraagt 0,4320 EUR/km vanaf 1 april 2025 tot en met 30 juni 2025 (omzendbrief nr. 749, BS van 14 maart 2025).
TYPE KOSTEN | BEDRAGEN | VOORWAARDEN |
Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto | 0,4320 EUR/km | - het voertuig mag geen eigendom van de werkgever zijn of door hem gefinancierd worden. - de forfaits zijn "all-in": onderhoud, verzekering, brandstof,... |
Woon-werkverplaatsingen met de fiets (al dan niet elektrisch aangedreven) of de speed pedelec | 0,36 EUR/km | - max. 3.600,00 EUR/jaar |
Beroepsverplaatsingen met de fiets (al dan niet elektrisch aangedreven) of de speed pedelec | 0,36 EUR/km | - de vergoeding mag alleen toegekend worden als de fiets of de speed pedelec eigendom is van de werknemer |
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten | 10,00 EUR/dag | - niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten zoals wasplaatsen, refters, toiletten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven. |
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd | 7,00 EUR/dag | - niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend). - het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken. |
Verblijfskosten in België | 35,00 EUR/nacht | - als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. - dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt. |
Dienstreizen naar het buitenland maximum 30 kalenderdagen: meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen: | forfaitaire dagvergoeding - overeenkomend met een kostenrealiteit maximale logementskosten - op basis van bewijsstukken tot het vastgestelde maximum voor het betreffende land voorwaarde: het loon dat de werknemer voor deze dagen ontvangt, moet aan Belgische belastingen onderworpen zijn. Opmerking: als de werkgever ook de kost voor maaltijdenten laste neemt, bovenop de toekenning van de hiernaast vermelde vergoedingen, dan moeten zij als volgt verminderd worden: | |
Internationaal transport | verblijfsvergoedingen + ARAB vergoeding + aanvullende vergoeding | de aanvullende vergoeding mag slechts toegekend worden als de chauffeur verplicht is om zijn dagelijkse of zijn wekelijkse rusttijd in het buitenland te nemen en op voorwaarde dat: |
Bureaukosten: werknemers die een deel van hun werk thuis doen | 157,83 EUR/maand
| - zie 'Vergoeding voor thuiswerk' |
Internetverbinding (inclusief abonnement) | 20 EUR/maand |
|
| Aankoop PC (inclusief randapparatuur en software) | 20 EUR/maand |
Bureaukosten: huisarbeiders (arbeidsovereenkomst of tewerkgesteld in gelijkaardige voorwaarden) | 10 % | - 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties. |
Bureaukosten: telewerkers | 10 % | - 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk. OPGELET Vanaf 1 juni 2022 dooft deze regeling uit en kan deze vergoeding enkel nog verder toegekend worden aan de werknemers aan wie ze reeds vóór deze datum werd toegekend, en voor zover het aandeel telewerk niet groter wordt. |
Arbeidsgereedschap | 1,25 EUR/dag | - de werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken. |
Aankoop van werkkledij | 2,15 EUR/dag | - het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...). |
Onderhoud van werkkledij | 2,15 EUR/dag | - het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...). |
Onderhoud en slijtage van kledij van de werknemer | 1,08 EUR/dag | - betreft kledij (jeans, t-shirts,...) en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden. |
Kosten verbonden aan de auto: garage | 50,00 EUR/maand | - als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt. - als de werkgever de stalling in een garage vereist voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan. Mag alleen toegekend worden voor zover de verplichting het voertuig veilig te stallen opgelegd wordt aan alle werknemers die zich in dezelfde toestand bevinden. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet. |
Kosten verbonden aan de auto: parking | 15,00 EUR/maand | - als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt. - als de werknemer regelmatig kleine parkeerbedragen moet betalen. |
Kosten verbonden aan de auto: car-wash | 15,00 EUR/maand | - als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt. - als de aard van de functie een voertuig in onberispelijke staat vereist. |
Bronnen voor het opstellen van deze inhoud: